Hlasovací řád

Československé sdružení uživatelů TeXu vydává tento hlasovací řád pro schůze konané prezenční, distanční a kombinovanou formou, zejména pro valná shromáždění (dále jen schůze). Hlasovací řád nabývá platnosti dne 6. února 2021 a je platný na dobu neurčitou.

Terminologie

1. Hlasovací systém je elektronický nástroj umožňující shromažďování hlasů prostřednictvím veřejné datové sítě. Využívá běžně dostupné webové prohlížeče.
2. Prezenční forma schůze je takové zasedání, kdy jsou všichni účastníci fyzicky přítomni v místě jednání.
3. Distanční forma schůze je zasedání, které se koná výhradně prostřednictvím videokonferenčního nástroje.
4. Kombinovaná forma schůze je takové zasedání, kdy někteří členové jsou fyzicky přítomni v místě jednání a někteří se účastní prostřednictvím videokonferenčnho nástroje.
5. Prezenční hlasování je taková forma, kdy hlasují fyzicky přítomní členové, obvykle aklamací.
6. Distanční hlasování je způsob hlasování využívající hlasovací systém.
7. Kombinované hlasování je taková forma, kdy fyzicky přítomní členové nebo jejich část hlasuje prezenčně, ostatní členové hlasují distančně.

Mandátová komise, její činnost a povinnosti

1. Mandátová komise během schůze:
• kontroluje usnášeníschopnost a určuje kvórum,
• při kombinovaném hlasování zadává do hlasovacího systému prezenční listinu těch přítomných členů, kteří budou hlasovat prezenčně,
• na pokyn předsedajícího zahajuje a ukončuje hlasování,
• zadává do hlasovacího systému předem neplánované hlasování, které vyplynulo z jednání schůze,
• zadává do hlasovacího systému výsledky prezenčního hlasování.
2. Mandátová komise se skládá z předsedy a nejméně dvou členů.
3. Členem mandátové komise může být individuální člen sdružení nebo zástupce kolektivního člena.
4. Mandátová komise v minimálním složení je jmenována v dostatečném předstihu výborem sdružení s ohledem na to, aby obsahoval členy způsobilé k ovládání hlasovacího systému.
5. Při kombinovaném konání schůze musí být nejméně jeden člen mandátové komise přítomen prezenčně.
6. Valné shromáždění může navrhnout a zvolit další členy mandátové komise.

Hlasovací právo

1. Hlasovací právo má každý platný individuální člen a za každého platného kolektivního člena právě jeden zástupce. Váha hlasu zástupce kolektivního člena je určena zněním stanov platným v den konání schůze.
2. Individuální člen může být současně zástupcem kolektivního člena. V takovém případě hlasuje samostatně za sebe a samostatně za kolektivního člena a může hlasovat různě.
3. Člen je považován za platného, pokud na začátku schůze má ve členské databázi evidovánu platbu členského příspěvku za běžný rok. Pokud se schůze koná před termínem splatnosti členského příspěvku, je za platného člena považován i ten člen, který má ve členské databázi evidovánu platbu členského příspěvku za předchozí rok.

Hlasovací systém

1. Hlasovací systém je přístupný běžným webovým prohlížečem, odkaz na hlavní stránku bude vždy zveřejněn na webu sdružení.
2. Individuální člen a zástupce kolektivního člena se přihlašuje pomocí jména a hesla pro přístup do členské databáze.
3. Hlasovací systém poskytuje několik rozhraní, z nichž každé má specifickou funkci. Rozhraní jsou uvedena v následujících odstavcích.
4. Prezenční listina obsahuje dvě části. V první části jsou uvedeni individuální a kolektivní členové, kteří jsou fyzicky přítomni a rozhodli se, že budou hlasovat prezenčně. Tuto část zapisuje do systému pověřený člen mandátové komise. Druhá část je vytvářena automaticky a zahrnuje členy, kteří jsou přihlášeni k distančnímu hlasování.
5. Přehled hlasování zobrazuje název hlasování, které se připravuje, a následně označuje, že hlasování bylo zahájeno a později ukončeno. V průběhu hlasování se zobrazuje počet členů přihlášených k distančnímu hlasovacímu rozhraní a počet přítomných odděleně pro individuální a kolektivní členy a počet členů v každé kategorii, kteří již hlasovali. Nezobrazuje se výsledek hlasování. Počty prezenčních hlasů zadává pověřený člen mandátové komise. Po ukončení hlasování je zobrazen výsledek včetně kvóra.
6. Hlasovací rozhraní je určeno k distančnímu hlasování. Zobrazuje stejné informace jako Přehled hlasování, ale navíc umožňuje hlasování pro členy, kteří nejsou uvedeni v první části prezenční listiny.
7. Hlasovací systém je upraven tak, aby individuální člen, který je současně zástupcem kolektivního člena, mohl být současně přihlášen jako individuální člen a v jiném okně či záložce jako kolektivní člen. Nemusí se tedy opakovaně odhlašovat a přihlašovat.

Průběh hlasování

1. Při prezenční formě schůze se hlasuje výhradně prezenčně, hlasovací systém není využíván.
2. Koná-li se schůze distanční formou, je možné pouze distanční hlasování.
3. Koná-li se schůze kombinovanou formou, hlasují distanční účastníci distančně, fyzicky přítomní se mohou rozhodnout buď pro prezenční, nebo pro distanční hlasování.
4. Předsedající může navrhnout, aby i přítomní členové hlasovali distančně. Přitom však nesmí být žádný z členů omezen odepřením hlasovacího práva. Výhradně distanční volba je tedy podmíněna tím, že všichni přítomní jsou vybaveni dostatečnou technikou k distanční volbě a všichni s tím vysloví souhlas. Tento souhlas musí být uveden v zápisu ze schůze.
5. Předsedající může na návrh přítomného člena mandátové komise rozhodnout, že přítomní členové mohou hlasovat pouze prezenčně a musí být uvedeni v první části prezenční listiny. K tomuto rozhodnutí se přistupuje zejména v případě, kdy přítomný člen mandátové komise nebude schopen snadno ověřit, že prezenčně hlasují pouze členové uvedení v první části prezenční listiny. Toto rozhodnutí musí být uvedeno v zápisu ze schůze.
6. Pověřený přítomný člen mandátové komise zapíše do hlasovacího systému seznam individuálních a kolektivních členů, kteří budou hlasovat prezenčně. Tato listina musí být vytvořena po případných rozhodnutích podle předchozích bodů, ale před prvním hlasováním.
7. Před každým hlasováním předsedající nebo jím pověřená osoba nasdílí ve videokonferenčním programu obrazovku s Přehledem hlasování a stejnou obrazovku promítne tak, aby ji viděli přítomní členové.
8. Na pokyn předsedajícího předseda mandátové komise nebo jím pověřený člen zahájí hlasování.
9. Po zahájení hlasování se přihlášenému členu v hlasovacím rozhraní zobrazí tlačítka Pro, Proti, Zdržuji se, Nehlasuji. Poslední uvedené je výchozí volba. Po stisku tlačítka je volba zaznamenána a příslušné tlačítko je poté neaktivní. Člen může během hlasování stisknout jiné tlačítko. Smysl této úpravy je ten, aby člen mohl opravit svoji volbu, pokud jiné tlačítko stiskl omylem. V hlasovacím systému bude zaznamenáno poslední stisknuté tlačítko před ukončením hlasování.
10. Pověřený prezenčně přítomný člen sečte prezenční hlasy a zaznamená je v hlasovacím systému.
11. S přihlédnutím k Přehledu hlasování a k přímému dotazu distančním účastníků dá předsedající pokyn k ukončení hlasování a předseda mandátové komise hlasování ukončí.
12. Výsledek hlasování musí být uveden v zápisu ze schůze.
13. Výsledky hlasování a obě části prezenční listiny zůstávají zachovány i po skončení schůze a jsou elektronicky dostupné výhradně platným členům.
14. Termín vymazání výsledků hlasování a prezenční listiny schvaluje na doporučení výboru valné shromáždění, a to s ohledem na technické možnosti a na platnou legislativu, zejména GDPR.